23 Tips & Tricks Untuk Mengendalikan Group Whatsapp Kelas Tanpa Stress

Assalamualaikum. Salam Aidil Adha untuk semua!

Beberapa hari yang lalu, saya terbaca post viral tentang seorang guru yang mengadu tidak senang dengan arahan pengetuanya yang meminta semua guru mewujudkan group whatsapp bagi kelas masing-masing. Sebenarnya, saya bukanlah hendak menyalahkan mana-mana pihak dalam hal ini, saya sendiri mempunyai group whatsapp bersama ibubapa murid kelas saya. Tulisan saya ini bukan bertujuan untuk membidas telahan yang dibuat tetapi sekadar untuk berkongsi tips & trick bagaimana mengendalikan group whatsapp kelas tanpa stress. Apa yang saya tulis adalah berdasarkan pengalaman saya sendiri. Perlu diingatkan, mungkin kumpulan ibubapa kita berbeza. Saya amat bernasib baik kerana mempunyai a group of parents yang sangat supportive dan positif.

1. Nyatakan tujuan group dibina dengan jelas. Saya mula wujudkan group whatsapp ibubapa sejak Januari lalu. Secara jujurnya, memang agak rumit pada mulanya kerana kita perlu simpan semua nombor ibubapa untuk menambah mereka ke dalam group. Setelah selesai, saya sediakan ayat mukadimah untuk mereka. Saya nyatakan awal-awal tentang tujuan group dibina. Maklumkan bahawa tujuan utama group adalah utk kecemerlangan anak-anak. Kemudian, set kan rules and regulation. So far, ahli group saya mematuhi kehendakan group. Nyatakan sebab mengapa kita tak mahu group terlalu aktif berbual. Sebabnya kita tak mahu ada ibubapa ketinggalan maklumat penting. Kadang-kadang kita malas nak scroll up bila dah terlalu banyak sembang yang perlu dibaca. Saya pun macam tu juga, malas nak scroll up, dek kerana itu, kadang-kadang maklumat penting tidak tersampai. Alhamdulillah, semua parents setuju dengan sebab yang saya berikan. Semua behave! Thanks.. :)

2. Maklumat dapat disampaikan secara terus. Direct kepada ibubapa terutama bagi kelas darjah 1,2 dan 3. Murid-murid kurang peka dan selalu terlupa menyampaikan maklumat/surat. Whatsapp adalah platform terbaik.

3. Mengelakkan kekeliruan. Kadangkala lain yang kita cakap pada murid, lain yang mereka faham. Jadi, guru boleh menjelaskan sesuatu perkara itu secara jelas dan pantas dengan hanya menggunakan whatsapp.

4. Mengurangkan masalah disiplin. Senang nak report masalah murid dalam kelas. Sekiranya, saya dapati murid selalu tak bawa buku, saya akan direct PM pada ibubapanya dan tanya apa masalah murid tersebut sehingga dia tak dapat membawa buku ke sekolah. Report direct pada ibu bapa, depan murid, semasa pdp. It takes less than 3 minutes to do this. Murid lain pun akan sedikit gentar bila lihat cikgu mmg serius adukan hal mereka kepada ibubapa. Bukan apa, kadang-kadang ibubapa tak tahu tentang sikap anak mereka di sekolah. Mereka juga kadangkala terlepas pandang tentang buku/homework anak2… jadi ini cara terbaik. Tapi please jangan pulak komplen pasal anak murid dalam group! Kesian mak ayah, mereka pun ada perasaan. Jadi, PM adalah cara yang terbaik. Lebih personal dan tertutup.

5. Senang nak hantar bukti kepada ibubapa. Tangkap gambar, send, SETTLE!

Ini untuk kes murid tak siap kerja sekolah. Kadang-kadang ada peel murid yang suka koyakkan buku. Ambil gambar buku yang dikoyakkan/ kerja-kerja yang tak disiapkan, PM kepada ibu bapa mereka.paling penting, lakukan dihadapan murid tersebut. Kebaikkannya disini, saya dapat mengawal kemarahan saya. Disamping dapat mengawal ‘body contact’ dengan murid. Tidak dinafikan kadang-kadang kita berasa sangat marah dan seolah-olah dicabar oleh murid, ambil gambar dan send kepada ibubapa mereka, right in front of their face. Confirm, murid tu akan cuak! Nak nak kalau mak ayah memang jenis tegas. Memang Masakkk la dia!

6. Ibubapa tidak akan miss maklumat penting. Setiap kali ada surat makluman dari sekolah, saya akan awal-awal snap photo dan hantar ke group. Bila anak mereka balik rumah, mereka yang akan minta surat tu dari anak mereka. Jadi takde kes keciciran maklumat dsb. Ada juga yang akan bertanya itu ini tentang makluman yang disampaikan itu. Layan sekadar termampu. Jika rasa soalan yang keterlaluan, abaikan. Sebab kita pun manusia. Nanti tercakap lebih, kecik pulak hati parent.. so just ignore! Jangan cepat melatah! Sabar… Kalau rasa soalan tu tak dapat dijawab, saya akan minta mereka bertanya terus dengan pihak sekolah. Jangan lupa bagi sekali no telefon sekolah so that dorang boleh hubungi dan tanya terus kepada pentadbir.

7. Meningkatkan perasaan ambil berat terhadap kemajuan anak-anak. Kalau ada masa, saya akan update kerja sekolah yang diberikan so that parents boleh bantu anak-anak dirumah.. Spelling list juga saya letakkan dalam group supaya ibubapa ambil bahagian bersama-sama melatih anak-anak untuk menghafal spelling. Kadang-kadang saya tak perlu menjawab pertanyaan tentang kerja rumah, ada je ibubapa lain yang tolong jawab. Mereka dah macam saudara mara. Membantu antara satu dengan lain. Matlamat mereka sama, ingin mengekalkan kedudukan anak-anak dalam kelas pertama pada tahun-tahun akan datang.

8. Masalah dapat diselesaikan dengan cepat. Biasalah, bila disekolah guru-guru sentiasa sibuk. Macam-macam benda nak dibuat. Kadangkala orang macam saya cepat lupa. Faktor penuaan agaknya. Huhu. Dengan adanya group whatsapp, apa-apa masalah yang saya hadapi dalam kelas dapat saya selesaikan dengan cepat dan baik. Contohnya, masalah murid tak siap kerja sekolah dll dapat diselesaikan tak sampai 3 minit. PM ibubapa dan maklumkan apa yang berlaku. Done! Biar ibu bapa yang ‘ajar’ anak mereka sendiri, samada mereka nak nasihat, rotan, pukul atau apa saja cara untuk buatkan murid tersebut berubah. Of coz, Berubah kearah yang lebih baik. Kadang-kadang kita tak tahu masalah murid tu, mungkin dia sedang mengalami kemurungan, mungkin juga dia sedang menghadapi masalah keluarga dan sebagainya. Dengan cara ini, kita dapat kesan masalah murid tersebut. Disamping itu, kita dapat menyesuaikan kaedah untuk mengatasi masalah dia. Misalnya, murid tidak siap kerja sekolah kerana dia malas lain pendekatan yang boleh diambil dengan murid yang tak siap kerja sekolah kerana ibunya terlantar sakit di hospital. Bila kita PM ibubapa, ibubapa juga juga lebih alert tentang pembelajaran serta perkembangan anak-anak.

9. Masalah kedatangan murid dapat diatasi. Saya memang minta ibubapa untuk update tentang ketidakhadiran murid pada waktu pagi... Ada yang PM saya dan ada juga yang tulis di whatsapp group sahaja untuk memaklumkan tentang ketidakhadiran murid-murid.

10. Mengikuti perkembangan akademik dan kokurikulum murid dengan baik serta menjadi inspirasi kepada murid-murid lain. Tidak dinafikan bahawa ibubapa sangat menghargai serta bangga dengan kejayaan yang dimiliki oleh anak-anak. Sebenarnya ada ibubapa yang sanggup berhabis wang ringgit melatih anak-anak untuk cenderung dengan sesuatu perkara misalnya lukisan, permainan serta akademik. Ada beberapa orang ibu dalam kumpulan whatsapp saya yang sering berkongsi tentang kejayaan anak mereka. Ada yang berjaya merangul pelbagai hadiah dalam sukan bowling, ada yang berjaya dalam bidang akademik dan ada juga yang berjaya dalam bidang ko-akademik. Mereka berkongsi gambar yang mana menjadi motivasi kepada ibubapa yang lain. Saya juga tumpang berbangga kerana murid-murid ini berjaya atas inisiatif ibubapa, misalnya seorang murid saya, yang hebat dalam bowling, menang dalam beberapa tournament dan itu adalah 100% usaha dari ibu dan bapanya. Cerita-cerita kejayaan seperti ini dapat memberi inspirasi dan dorongan kepada ibubapa yang lain serta murid-murid.

11. Boleh ingatkan tentang perkara penting berkali-kali. Hal ini berkaitan dengan peperiksaan, saringan LINUS, yuran dsb yang dianggap penting. Saya akan mengingatkan ibubapa tentang tarikh peperiksaan suapaya mereka sentiasa alert. Sebagai parents, ada masanya kita terlupa tentang tarikh-tarikh penting untuk anak kita membuat ulangkaji dll. Jadi, bagi saya, reminder seperti ini, dapat membantu ibubapa yang sibuk diluar sana untuk lebih peka tentang akademik anak mereka. Percaya atau tidak, murid kelas saya selesai membayar yuran keperluan (dikutip pada awal tahun) pada bulan Februari manakala sumbangan PIBG juga selesai dikutip pada penghujung bulan Julai (mula diarahkan untuk kutip adalah pada bulan April). Thumbs up! Sebagai guru kelas, ini merupakan suatu kejayaan yang besar buat saya. Perkara mengutip yuran/sumbangan PIBG adalah perkara yang paling rumit dan menyukarkan guru-guru seperti saya. Applause! :D

12. Psikologi yang digunakan kearah kebaikan. Bukan setakat itu, bila ada whatsapp group, setiap sumbangan yang diterima akan saya update dalam group. Ini psikologi yang saya gunakan untuk menarik ibubapa lain turut serta menyumbang. Sumbang duit, buku.. makanan dan macam-macam lagi. Ada masanya, saya masukkan jumlah sumbangan yang diterima. Ibubapa rasa gembira. Bukan menunjuk, bukan nak galakkan mereka bermegah, tapi menggalakkan yang lain juga untuk turut menyumbang. Jangan terkejut jika saya katakan, kelas saya selalu menjadi kelas yang paling banyak mengutip sumbangan. Rezeki saya tahun ini. Kadang-kadang PROMOSI itu penting. Biasa la, manusia kan.. pasti akan tertarik dengan PROMOSI. Bila kita promote, parents pun jelas dan faham… pada masa yang sama minat mereka untuk menyumbang, meningkat! Mungkin parents pun ada rasa segan bila cikgu direct mohon sumbangan dari mereka. Sumbangan yang memberi kebaikan kepada sekolah dan anak-anak mereka. Tak sangka sumbangan yang saya terima semasa jamuan hari raya, untungnya murid-murid saya puas makan..saya dapat order nasi tomato sekotak seorang.. dapat lagi macam-macam sumbangan makanan dari parents. Serious, kenyang.. murid siap ‘tapau’ bawak balik lagi.. Murah rezeki mereka! Buku untuk reading corner tak payah cerita, memang berlambak parents bagi.. ada je murid yang sedekah buku. Pahala sedekah berpanjangan.. Syukur!

13. Kerja sekolah dapat dilengkapkan dengan baik sekali. Ada masanya, saya memberi latihan di papan putih dan murid saya tidak sempat menyalinnya. Mudah! Saya hanya snap gambar dan hantar ke group whatsapp kelas saya. Murid tidak ada alasan tak siapkan kerja saya! Nampak tak permainan saya??? Hahahahaaa…

Walaubagaimana pun, ini adalah bergantung kepada jumlah latihan yang saya beri. Jika latihannya sedikit, saya akan maklumkan awal-awal kepada murid saya yang saya tak akan masukkan latihan tersebut ke dalam group whatsapp. Saya akan tegaskan yang saya mahukan buku mereka sebelum waktu saya berakhir. Kadang-kadang tak boleh beri muka sangat kepada murid, bukan apa, takut mereka ‘naik lemak’, jadi mereka sentiasa bergantung kepada gambar papan putih yang dihantar menerusi whatsapp pula! Kennot! Kennot! Saya nak murid saya berdisiplin. Jika perlu siapkan latihan pada hari yang sama, mereka perlu siapkannya! Fullstop! Heee.. Nampak tak tegasnya saya? :)

14. Perkara ‘urgent’ dapat disampaikan dengan cepat dan tepat. Contoh perkara urgent yang perlukan perhatian ibubapa ialah tentang perubahan jadual waktu/pemantauan dan pencerapan oleh pihak tertentu. Saya pernah dicerap oleh SISC+ dari PPD Kinta Utara, dalam keadaan nervous, sempat juga saya masukkan dalam whatsapp kelas saya untuk minta kerjasama ibubapa untuk nasihatkan anak mereka supaya ‘behave’. Hahahaaa… and…it works! Memang murid saya behave tapi bila parents pun take part tolong nasihatkan mereka, mereka jadi sangat-sangat behave! Awesome!

15. Apa nak buat kalau ada parents yang annoying? Hantar mesej yang tak perlu. Contohnya post tentang ayat-ayat lawak dsb. Kaedahnya senang, tak perlu dilayan. IGNORE! Bila kita sebagai admin melayan post-post sebegitu, ini akan membuka ruang untuk orang lain terus menghantar mesej yang tidak penting seperti itu. Selain itu, mereka juga akan menganggap yang admin boleh menerima post sebegitu. So far, saya memang tak respon kepada mesej sebegitu. Sama juga dengan parents lain.. Mereka tengok kita diam, mereka pun diam.. Alhamdulillah. Setakat ini post sebegini jarang-jarang masuk ke group saya. Kalau terlalu kerap, mungkin admin boleh tegur secara berhemah. Maklumkan kepada ‘penghantar mesej’ tu yang kita tak mahu ada parents yang ketinggalan maklumat. Bila terlalu banyak benda penting masuk ke whatsapp group, ahli akan mula berasa bosan dan berkemungkinan akan jarang buka untuk baca mesej. Ini boleh membawa kepada masalah keciciran maklumat. Isu parents mesej dalam group whatsapp kelas jam 3 pagi adalah perkara kecil bagi saya. Group whatsapp kan boleh set kepada ‘mute’, diamkan saja jadi kita takkan terima sebarang bunyi notifikasi. Kalau nak kata group whatsapp ibubapa yang bermesej sehingga jam 3 pagi,  saya rasa tidak adil kerana kadang-kadang group kita dengan kawan-kawan pun ada je yang mesej dan bersembang sampai ke subuh. Pandai-pandailah.. Samada kita nak layan mesej tersebut atau tidak. Itu pilihan kita. Kalau tengah syok buat tahi mata, tiba-tiba parents mesej pukul 3 pagi, minta maaflah.. memang saya tak akan respon. I have the right to not to respond. Be firm!

16. Mengeratkan hubungan antara murid, ibubapa dan guru. Sebagai ibubapa, ada masanya mereka sibuk dan terlepas pandang tentang hal anak-anak dan sebagai guru, kita juga bukanlah perfect, ada juga sesekali ibubapa complain itu dan ini, apa pun nasihat saya, be wise, jangan mudah melenting, jangan cepat melatah. Periksa dulu, kalau tak tahu, siasat.. Dah dapat jawapan, barulah dimaklumkan kepada parents berkenaan. Kalau tak dapat diselesaikan, rujuk kepada Guru Besar atau Penolong Kanan. Kalau rasa aduan tu tak berasas, IGNORE je. Be professional, jangan sampai bergaduh dalam group. Sesekali jangan lupa berikan ucapan untuk perayaan yang disambut.

17. Andaikata saya cuti atau MC, saya tak akan balas mesej dalam group whatsapp kecuali yang sangat penting. Benda yang kurang serius dan saya anggap boleh ‘hold’ dan ‘KIV’, saya akan jawab pada hari berikutnya. Kalau nampak situasi tegang, respon dan minta masa. Maklumkan kepada mereka yang kita sedang cuti sakit. InsyaAllah, parents pun manusia, mereka akan faham. Cikgu jangan stress ya! :)

18. Maklumkan tentang murid sakit dengan pantas. Jangan ambil remeh walaupun hanya sakit perut. Zaman sekarang ni macam-macam berlaku, takut nanti tak pasal-pasal naik court. Mintak simpang! Sekiranya murid saya jatuh sakit di sekolah, selain menelefon ibubapa, saya juga akan whatsapp kepada ibubapa untuk datang ambil anak mereka dengan segera.  Sekurang-kurangnya jika ibubapa mereka tidak respon, bukanlah salah kita lagi, sebab kita dah pun berusaha untuk memaklumkan kepada mereka tentang situasi anak mereka. Nampak tak? :D

19. Melalui group whatsapp juga saya mengembangkan network saya. Dikalangan ibubapa, ada yang menjual kuih, ada yang bekerja di bank, ada yang jadi nurse, ada juga yang berniaga. Macam-macam! Sumbangan zakat untuk surau sekolah saya adalah antara benefit yang sekolah saya peroleh setakat ini, seorang parent dalam group saya merupakan pengurus bank. Sedar tak sedar, banyak kebaikan yang sekolah  terima apabila kita membina berhubung baik dengan mereka. Bukan nak kata buat baik dengan ‘orang besar’ sahaja, kita juga boleh minta tolong dari ibu yang menjual kuih untuk sediakan kuih semasa class party dsb.. Disamping membantu mereka menjana pendapatan, kita pun senang berurusan dengan orang yang kita dah kenal. Macam-macam kebaikan yang kita terima yang penting, jangan ada bias, jangan pilih bulu.. layanan sama rata akan membuatkan semua ahli group rasa senang.

20. Murid-murid yang tidak hadir ke sekolah mendapat kemudahan apabila ramai dalam group yang akan bantu beri maklumat tentang kerja rumah. Ada yang akan post kan gambar kerja rumah tersebut, ada yang akan bantu carikan jawapan, ada yang mengingatkan tentang bahan yang perlu dibawa untuk sesuatu projek.. Mudahkan?!

21. Dokumentasi. Segala mesej yang dihantar adalah merupakan dokumentasi. Oleh itu, mesejlah yang baik-baik. Sebab tu saya kata, kalau tak mampu kawal emosi, jangan jawab. Baca dan ignore. Jawab yang penting sahaja. Masukkan gambar-gambar aktiviti anak murid dalam group. Contohnya, gambar semasa mereka masuk persembahan.. gambar projek mereka.. gambar majlis-majlis di sekolah. Murid-murid akan sangat gembira. Selain itu, ibubapa juga nampak progress anak-anak mereka. Reputasi guru-guru dapat dipertingkatkan bila ibubapa nampak hasil kerja murid. Ada ibubapa yang sangat teruja dan simpan semua gambar yang saya post. Kenangan katanya.. Hehe.. 

22. Jangan wajibkan kepada semua ibubapa. Mula-mula saya add mereka ke dalam group, kemudian jika mereka ‘left group’, saya tak akan tanya kenapa. Buat apa nak pening kepala. Nak left atau tidak itu hak mereka. Terpulang. Jangan paksa dan jangan sentap. Buat tak tahu jer. Ada parent yang left group dan akhirnya berjumpa dengan saya, minta dimasukkan semula. Kerana apa? Kerana dia terasa ketinggalan maklumat. Selalu keciciran maklumat dan anaknya juga tak dapat maklumat kerja rumah dll.

23. Yang terakhir, saya rasa mudah untuk memberi kerja rumah. Kadangkala bila terlupa nak bagi kerja rumah, apa yang boleh dibuat adalah dengan memberikan kerja rumah menerusi aplikasi whatsapp. Paling tidak pun, boleh berikan link yang berguna kepada mereka supaya anak-anak boleh akses ke link tersebut. Contohnya, kuiz online, lagu sifir dll. kalau misal kata nak buat projek, namakan sahaja apa yang diperlukan, gambar ke keratan ahkbar ke kertas warna ke.. Kerja kita jadi mudah bila ibubapa pun ambil bahagian dalam mendidik anak-anak!

Pada pendapat saya, untuk mewujudkan group whatsapp group ibu bapa adalah bergantung kepada niat, kehendak serta kemampuan guru itu sendiri. It’s either you take it positively or negatively. Di sekolah saya juga, tidak banyak kelas yang mempunyai group whatsapp, dan pada saya benda macam ni sepatutnya tidak dijadikan suatu perkara yang wajib. Biarlah cikgu tu nak mentadbir kelas dia macam mana sekali pun. Tak guna jika guru kelas tubuhkan group tapi dia sendiri tidak aktif memberi maklumat. Hanya sekadar ada group kerana mahu menurut perintah dari orang atas, tapi group sunyi sepi tanpa info tanpa apa-apa. Mungkin sebagai jalan penyelesaian yang terbaik, wujudkan saja Channel di aplikasi telegram. Dengan menggunakan channel, hanya admin sahaja yang dibenarkan menulis. Yang lain sebagai penerima maklumat sahaja. Perbualan sehala. Saya kurang minat sebab saya menganggap respon dari audien sangat penting. 

Nota kaki : My two cents.. :)